年度盘点编目总则：一年的公开话题怎样进同一套档案

先定收录范围，再谈条目多少

年度编目的第一个动作不是搜集，而是划界。编辑部先用1页纸写清3件事：只收录公开渠道已经发布的信息，只收录与本年度主题直接相关的话题，只收录能够找到原始出处的内容。范围写成文字之后，后续每收到1条材料，都先对照这3条判断去留，去留理由记在工作表备注栏里。范围若只存在于口头默契中，到了下半年换人接手，新人只能凭感觉收材料，同一类话题上半年收、下半年不收，全年口径就在无人察觉时悄悄变了形，后期再想统一，只能逐条重审，工作量翻倍不止。

划界之后，还要给材料分出主次层级。

第2个动作是分层。年度材料通常分成3层：第一层是会进入正文盘点的核心条目，需要完整的来源、日期与后续记录；第二层是只在附注里出现的背景条目，保留出处与1句说明即可；第三层是备查材料，不进入成品，只在档案柜里留存索引。分层标准同样写成文字，例如核心条目要求至少有2个相互独立的公开来源，背景条目要求至少能定位到原始发布页面。分层的好处在年底最明显：篇幅不够时先删备查层，篇幅充裕时再从背景层里递补，编辑不需要临时凭印象决定哪条更重要，层级表上早已排好了顺序。

分类先于写作，柜格一次搭够

分类表要在写作之前定稿。本站的做法是设4到5个一级分类，每个一级分类下面再留2到3个备用空位，全年新增的话题类型先往空位里放，年底再决定是否正式立类。这样处理，是因为年度话题的形态在年初无法预知：年初按上半年经验搭的分类，到了第4季度常会遇到装不下的新类型，硬塞会污染原有分类的口径，临时加类又会打乱已经排好的编号段。预留空位等于给分类表留了伸缩余地。分类名称本身也讲求稳定，用中性的事务性词语，不用带有褒贬的流行说法，流行说法半年就过时，分类名却要管满12个月。

分类定了，编号才有落点，字段也要一次定齐。

每条档案的字段本站统一为6项：编号、标题、首发日期、来源链接、分类归属、状态标记。状态标记只有3种写法，在录、待核、已核，分别表示材料还在补、关键节点缺出处、已经过复核。字段看着简单，执行时最容易偷懒的是日期：有人只写月份，有人把转发日期当成首发日期。编目总则对此只定1条硬规矩，日期一律写到日，查不到具体日期的条目宁可标成日期待核，也不许用相近日期代替。日期是时间线档案的地基，地基里掺了近似值，后面所有排序都会跟着错位，这种错误在成品里极难被读者看出来，却会在编辑部内部越积越多。

归档时点与年底封卷

归档不是年底的一次总整理，而是每月1次的小结。每月最后一周，编辑把当月新收的条目按分类归入档案柜，顺手做2项检查：有没有同一话题被重复收录，有没有条目的后续进展没有跟进。月结的习惯坚持到第12个月，年底封卷时要做的事情只剩3件：合并重复条目、给全年条目排定最终序号、写1份口径说明附在盘点开头。封卷之后再发现遗漏，按补遗的形式另行发布，不回头改动已封卷的编号。编号一旦对外公布就是读者的检索坐标，改号等于让所有引用过该编号的读者手里的坐标失效，这一点在档案行当里没有商量余地。

落到一张年度工作表上

执行时本站把总则落成1张年度工作表：12个月各占1页，每页按4到5个分类分栏，栏内按归档日期排条目，页首写当月的收录口径有无变化。工作表每月末锁定1次，锁定版另存只读副本，日常修改只在活动版上进行，年底封卷时以12份锁定版为准对账。这样安排之后，任何1条条目在年中被改过什么、为什么改，都能从锁定版与活动版的差异里看出痕迹，不靠任何人的记忆。总则写得再周全，最终都要靠这样一张能对账的表来落地，表在，总则才不是墙上的标语，而是每天打开电脑就要面对的秩序。

表先行，文后写，是年度编目不变的次序。